Mise en conformité RGPD de son entreprise : comment s’y prendre ?
Depuis mai 2018, toutes les entreprises publiques ou privées doivent se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cela implique plusieurs responsabilités vis-à-vis des données personnelles traitées et stockées. L’objectif étant de leur garantir un bon niveau de protection, voici donc quelques conseils pour ce faire.
Zoom sur les étapes à faire pour se mettre conforme aux normes
Il n’est pas toujours facile de s’adapter à de nouveaux règlements comme le RGPD. Pourtant, il est vital d’assurer la protection des données personnelles sous peine de lourdes sanctions. Dans un premier temps, chaque entreprise doit établir une cartographie des traitements effectués. Il s’agit d’un registre permettant d’avoir une vision globale des informations traitées. Mais les autorités comme le CNIL sont très à cheval en ce qui concerne ces données de clients ou de collaborateurs à manipuler. En effet, il faut que chaque renseignement recueilli doive être justifié et avoir un objectif précis dans l’exercice des activités des organismes. Il est d’ailleurs nécessaire que les personnes sources de données soient au courant des finalités de traitement.
En outre, il est important de mettre en place quelques bonnes pratiques en interne afin de maximiser la sécurité des données personnelles. Cela incombe aux responsables d’informer et de former au RGPD les salariés ayant accès aux informations à caractère personnelles. Aussi, l’étape la plus importante pour être conforme, c’est de désigner un DPO (Data Protection Officer). C’est un professionnel chargé d’assurer la mise en conformité RGPD au sein d’une entreprise. Ces missions sont assez larges, mais sa présence est garant du respect des lois dans le Règlement Général sur la Protection des Données. Pour information, engager un DPO n’est pas obligatoire même si c’est fortement recommandé. Sinon, les intéressés peuvent recourir à un expert protection des données en externe.
Solliciter l’aide d’un spécialiste en RGPD pour la mise en conformité
L’externalisation du DPO peut sauver la mise aux organismes traitant des données personnelles. Et pour cause, il est assez difficile de trouver un DPO compétent avec un excellent profil. C’est aussi un investissement conséquent puisqu’il faut l’engager en tant que salarié en interne. Or, avec un prestige externe, les entreprises ne paient que les prestations réalisées. Mais faire appel à un expert en protection de données personnelles est surtout la meilleure façon de structurer efficacement le système d’informations. En effet, il connaît parfaitement les bonnes pratiques à adopter pour se mettre en conformité avec les normes RGPD.
Puisque chaque structure est différente, il est d’abord nécessaire de réaliser un audit complet d’une entreprise. L’objectif est de déceler les failles en matière de sécurité et de protection des données traitées. C’est un gain de temps qui permet aux équipes en interne de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. Ensuite, des actions correctives peuvent être mises en place afin de redresser et de garantir la conformité au RGPD. Bien entendu, il est important de collaborer avec un professionnel doté d’une grande expertise dans le domaine. Les organismes peuvent, pour ce faire, recourir au bouche-à-oreille ou consulter des annuaires en ligne.