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Mise sous pli : ce que vous devez savoir sur son externalisation

Mise sous pli : ce que vous devez savoir sur son externalisation

Bon nombre d’entreprises prennent la décision d’externaliser la mise sous pli de leurs envois. Il faut dire qu’il s’agit d’une solution intéressante à analyser. Cette décision est surtout occasionnée par le fait que la mise sous pli manuelle prenne beaucoup de temps. La complexité de cette tâche n’est pas à écarter. Du coup, les employés de l’entreprise sont contraints de délaisser leur cœur de métier. Ce qui pourrait avoir un impact négatif sur la productivité de l’entreprise. L’externalisation est l’un des moyens les plus simples de déléguer cette tâche. Découvrez les détails ci-après.

 La mise sous pli en quelques lignes

Les échanges de courrier papier sont encore courants dans les entreprises. Il peut s’agir de devis, factures, courriers promotionnels, relances… Pourtant il s’agit d’une tâche pouvant être réellement chronophage en fonction du volume de lettres à mettre sous pli. La mise sous pli consiste à mettre des documents importants, des offres ou encore des brochures dans des enveloppes.

Appelée également publipostage, cette action peut s’appliquer à des centaines ou bien des milliers de lettres. Justement, en raison de l’important de volume de lettres à envoyer, les entreprises ont du mal à se concentrer sur leur cœur de métier. Du coup, elles délèguent cette tâche à des prestataires externes.

Afin de gagner du temps, la grande majorité des entreprises confient cette tâche à des entreprises extérieures. Il existe bon nombre de sociétés qui proposent ce type de prestations. Mais quels sont les avantages d’externaliser la mise sous pli des courriers d’entreprise ?

Les avantages de collaborer avec une entreprise externe

Auparavant, la mise sous pli était réalisée manuellement. Ce qui fait qu’elle était effectuée à la main. Au cours de la réalisation de cette tâche, il fallait donc faire les plis, mettre les documents dans des enveloppes et les coller. Ce mode de mise sous pli est chronophage et contraignant. Mais avec l’arrivée des machines dédiées, il est possible de l’effectuer plus rapidement.

Cependant, les machines de mise sous pli peuvent être onéreuses. Du coup, la plupart des entreprises manquent de ressources pour en acquérir. C’est pour cette raison qu’elles se tournent vers l’externalisation de la mise sous pli. Les entreprises spécialisées peuvent notamment s’occuper de l’envoi de différents documents tels que les magazines, les bulletins de paie des employés, les catalogues, les brochures…

L’externalisation est une solution intéressante pour faire des économies. Il n’est notamment plus nécessaire de payer une équipe interne afin d’assurer la gestion des tâches. Les risques de payer pour le remplacement d’un envoi incorrect sont aussi moindres. Ce qui réduit grandement les dépenses.

Cette option contribue également à une meilleure productivité de l’équipe en interne. Elle aura le temps de se concentrer plus sur les tâches et les objectifs de l’entreprise, notamment le développement de meilleurs produits ou encore la vente directe des produits ou des services de l’entreprise. Ce qui réduit grandement le stress pour chacun des collaborateurs de l’entreprise.

Quelques conseils à tenir en compte

Avant de procéder à l’externalisation, il est tout d’abord important que l’entreprise puisse définir ses besoins. Après cela, elle se doit de trouver un prestataire en mesure d’offrir des prestations adaptées.

Dans cette optique, il est essentiel de confier cette mission à une entreprise externe ayant une bonne notoriété. Cet aspect est surtout commun à celles qui disposent d’une longue expérience dans le domaine. Les sociétés qui ont une importante expérience sont souvent les meilleures.

En plus de cela, il faut aussi se pencher sur les offres proposées. Mais ce point dépend grandement du volume d’envoi. Les entreprises donneuses d’ordre ont toujours le choix entre plusieurs formules. Il existe les offres de mise sous pli de petits volumes au format enveloppe. Il y a aussi les prestations plus complexes qui associent des envois de volumes importants et de documents nécessitant des reliures ou des encarts particuliers.

Les offres sont variées et c’est la raison pour laquelle il est conseillé de prendre le temps de se renseigner avant de choisir le prestataire adapté.