Quels bénéfices à externaliser votre accueil téléphonique ?

En tant que chef d’entreprise, vous ne souhaitez pas vous préoccuper de l’accueil téléphonique de votre entreprise en interne. Vous envisagez d’externaliser ce service ? Cette décision occasionne clairement des avantages non négligeables. Il faut dire qu’elle s’adapte clairement aux besoins des TPE, PME et de différents professionnels opérant dans les professions libérales, l’e-commerce, l’immobilier, l’artisanat, les institutions de crédit, le domaine médical… Voici d’ailleurs les principaux bénéfices à prévoir en se tournant vers l’externalisation de l’accueil téléphonique.

Bénéficier d’un service agréable et personnalisé

Le but même de l’accueil téléphonique, c’est optimiser la relation avec les clients. L’externalisation est l’assurance d’atteindre cet objectif. Cela se fait notamment par la personnalisation des appels selon les besoins et consignes de l’entreprise donneuse d’ordre. En effet, les téléopérateurs d’un prestataire en permanence téléphonique et en secrétariat téléphonique sont en mesure de s’adapter à pratiquement toutes les conditions.

D’ailleurs, ces derniers sont formés pour accueillir les appelants en suivant les règles et techniques de relation client par téléphone. Il en est de même pour les émissions d’appels à réaliser dans les règles de l’art et en fonction des instructions de l’entreprise donneuse d’ordre. Ce qui garantit une belle image de l’entreprise cliente auprès de ses contacts.

Un service démontrant la disponibilité de l’entreprise

Une fois votre prestataire choisi, notamment un expert dans l’accueil téléphonique, il s’emploiera à vous offrir un service sans discontinuité. C’est-à-dire qu’il sera en mesure de fournir une disponibilité sans faille, à tout moment et en toute heure en fonction de vos besoins.

Généralement, cette solution vous permettra d’éviter les appels manqués même durant les pics d’activité ou hors des horaires d’ouverture. Ce qui permet également de garantir une disponibilité optimale de votre entreprise par rapport à vos contacts. Elle réduit grandement le temps d’attente des appelants. D’une manière globale, il faut dire que ces différents points contribuent à soigner l’image de votre entreprise.

Maîtriser les coûts

Si vous engagez un personnel dédié en interne, vous allez devoir inclure dans le budget de l’entreprise des dépenses supplémentaires. Elles peuvent être liées au salaire, aux charges sociales et aux différents engagements envers les salariés. Force est d’admettre qu’un standardiste en interne peut coûter cher. En externe, les choses seront différentes.

Déjà, vous pourrez confier la gestion totale des appels entrants à un expert du domaine. Vous n’avez donc plus à embaucher ni à payer plus pour assurer l’accueil téléphonique. Les tarifs se font souvent en fonction du volume de service fourni et du temps de travail prévu au préalable. Vous aurez un total contrôle des dépenses. Ce qui est aussi avantageux puisque les charges seront bien réduites tout en évitant les surcoûts imprévus.

Jouir de l’usage des nouvelles technologies

L’externalisation de l’accueil téléphonique permet aussi de bénéficier d’un autre avantage important. Il s’avère que les prestataires de ce service connaissent les meilleures technologies à utiliser pour leurs clients. Ce qui fait que ces derniers tirent profit des outils de gestion et de communication plus performants et de derniers cris.

Par exemple, on retrouve la connexion Internet haut débit. En plus de cela, il y a aussi le CTI qui est le couplage de la téléphonie avec les matériels informatiques. Ces équipements leur permettent de proposer des prestations de haute volée. Il y a également l’usage d’un système CRM (Customer Relationship Management) qui permet l’optimisation d’un service d’accueil téléphonique. Tous ces éléments contribuent grandement dans la mise en place d’une plus value de l’entreprise.

Avec ces différents avantages de l’externalisation de l’accueil téléphonique, il n’y a plus à en douter. Il vous reste à choisir le prestataire fiable et performant qui saura répondre à vos besoins ainsi qu’à ceux de vos contacts. Par ailleurs, il faut être prudent dans le choix du prestataire sous peine de pâtir d’un service médiocre qui fera sûrement fuir vos clients et prospects.